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📑Auswahl und Einfuhrung eines Dokumentenmanagement-Systems.
Resumen del proceso de compra
Este proceso es para comprar Auswahl und Einfuhrung eines Dokumentenmanagement-Systems.
Este contrato fue adjudicado por 🇩🇪 Stadt Bielefeld por un monto de EUR 287,125 a 1 proveedor. Fue publicado el 2016-03-23 mediante selective
La transparencia en este proceso se refleja en la publicación detallada de todos los aspectos del contrato y sus resultados.
Entidad compradora🇩🇪 Stadt Bielefeld Unidad compradorano reportado Fecha de publicación2016-03-23 Estatus del concursono reportado DescripciónDie Stadt Bielefeld plant ab dem 1. Halbjahr 2017 die Einfuhrung eines stadtweiten Dokumenten Management Systems (DMS) zur Optimierung der Verwaltungsprozesse. Die Beschaffung und Einrichtung soll in mehreren Schritten erfolgen. In einem ersten Schritt soll fur 200 Mitarbeiter unterschiedlicher Amter (u.a. Bauamt, Rechnungsprufungsamt, Ordnungsamt sowie das Amt fur Personal, Organisation und Zentrale Leistungen) eine DMS-Ausstattung erfolgen.Gegenstand der Vergabe ist in diesem ersten Schritt die Beschaffung von Software-Nutzungslizenzen, Integrations- und Serviceleistungen. Die Serviceleistungen sollen die Schulung, Pflege, Wartung und den Support beinhalten.Die Einfuhrung eines Dokumenten Management Systems verlangt aufgrund der besonderen Komplexitat spezifische Fachkunde des Bieters. So ist es u. a. erforderlich, dass die Losung in die EDV-Infrastruktur, in die MS-Office-Umgebung und in die Fachverfahren der Amter (z. B. SAP HCM, GEKOS und KMF (Datenzentrale Baden-Wurttemberg) integriert wird. Der Bieter muss daher bereits uber Erfahrung bei der Einfuhrung vergleichbarer Losungen in vergleichbaren Umgebungen verfugen. Zusatzlich sollen im Rahmen des vorgesehenen Ausbaus der DMS-Anwendung in den Folgejahren bis zu ca. 2 000 weitere Mitarbeiter an das System angeschlossen werden konnen. Fur den Abruf der dafur notwendigen DMS-Lizenzen, Integrations- und Serviceleistungen soll im Rahmen dieser Ausschreibung eine entsprechende Rahmenvereinbarung ohne feste Abnahmegarantie mit einer Laufzeit von 5 Jahren geschlossen werden.Folgende Ausschlusskriterien sind einzuhalten:-- Support:-- First- und Second-Level-Support wird vollstandig uber das hier bietende Unternehmen fur die DMS-Basisfunktionalitaten (Archiv-, elektronische Dokumenten-/Versions- und Aktenverwaltung) angeboten.-- Support der DMS-Losung wird gegenuber dem Auftraggeber vollstandig in deutscher Sprache gewahrleistet.Definitionen:First-Level-Support: Der First-Level-Support ist die erste Anlaufstelle fur alle eingehenden Unterstutzungsfragen. First-Level-Support Mitarbeiter/innen sind fur deren vollstandige Erfassung inklusive aller erforderlichen Zusatzinformationen zustandig und bearbeitet weitestgehend selbststandig.Second-Level-Support: Der Second-Level-Support unterstutzt den First-Level-Support und ubernimmt die Bearbeitung komplexerer technischer Anfragen und deren Abarbeitung.-- Allgemeine Anforderungen an die angebotene Losung:-- Alle angebotenen Softwarekomponenten inkl. Anwenderhilfe und Anwenderdokumentation mussen durchgangig in deutscher Sprache verfugbar sein.-- Das DMS muss im Basissystem uber Funktionen zur Verwaltung elektronischer Akten verfugen oder uber ein Zusatzprodukt zum DMS-Basissystem diese Funktionen zur Verfugung stellen (z. B. Unterstutzung der Anlage/ des Imports/ und das Andern von Standard Aktenplanen oder individuellen Aktenplanen und Funktionen zur elektronischen Aktenverwaltung wie leere Akte anlegen, Aktendeckblatt/-vorblatt erstellen, schnelles Blattern durch eine elektronische Akte etc.).-- Fur die digitale Aktenbearbeitung mussen sich Aktenmodelle/-plane als Vorlagen in der Aktenanwendung definieren lassen (z. B. einen verwaltungsangepassten KGST-Aktenplan).-- Das DMS muss uber eine Versionierung oder auch Historisierung der im DMS verwalteten Dokumente verfugen. Hierbei soll es sich um eine vom DMS gesteuerte Versionierung handeln. Eine Versionierung kann auch uber einen Dokumentenfreigabeprozess des DMS gesteuert werden.-- Das DMS muss im Basismodul oder als Zusatzmodul uber eine Workflow-/Postkorbfunktion zur Definition von Freigabeprozessen verfugen. Ein Bearbeiter muss individuell entscheiden konnen, welche Personen das betreffende Dokument freigeben mussen. Beim Auslosen des Freigabeprozesses wird das Dokument an die vorher festgelegten Personen geleitet. Ebenso sollen immer wiederkehrende, regelbasierte Verwaltungsprozesse definiert werden konnen.-- Die DMS-Losung verfugt uber eine Workflow / Postkorbfunktion fur Einzel- und fur Gruppenpostkorbe:-- Workflowprozesse lassen sich ad hoc vordefinieren und ausfuhren (ad hoc benutzergesteuert).-- Workflowprozesse lassen sich regelbasiert vordefinieren (regelbasiert/systemgesteuert).-- Das System muss uber eine Renditionfunktion (Konvertierfunktion) verfugen, die das automatische Konvertieren von abgeschlossenen Dokumenten in PDF/A erlaubt.-- Alle Dokumente der DMS-Losung mussen uber beschreibende Metadaten verwaltet werden konnen.-- Die beschreibenden Metadaten mussen zur Suche in der DMS-Losung verwendet werden konnen.-- Metadatensuchen mussen uber logische Operatoren (und, oder etc.) miteinander verknupft werden konnen.-- Eine Volltext-Datenbank steht im DMS-Basismodul oder als Zusatzmodul der angebotenen DMS-Losung zur Verfugung. Die Volltext-Anwendung soll eine Standard-Komponente des angebotenen DMS sein, d. h. die Volltext Recherche-Funktion muss im Standard Client der angebotenen DMS-Losung verfugbar sein.-- Eine Volltextdatenbank steht im DMS-Basismodul oder als Zusatzmodul der angebotenen DMS-Losung zur Verfugung.-- Die Volltextanwendung ist eine Standardkomponente des angebotenen DMS, d. h. die Volltextrecherchefunktion muss im Standard DMS-Client sowie im Standard-Akten-Client (falls dieser vom Standard-DMS-Client abweicht) verfugbar sein.-- die Volltextrecherche ist mit der Metadatensuche (Attributrecherche) im Standard DMS-Client sowie im Standard-Akten-Client (falls dieser vom Standard-DMS-Client abweicht) der angebotenen DMS-Losung kombinierbar.-- Unterstutzte Plattformen / Technologie:-- Das DMS-Basissystem/-komponente umfasst mindestens nachfolgende fur das DMS Projekt wesentliche DMS-Funktionalitaten:-- die elektronische Langzeitarchivierung.-- die elektronische Dokumentenverwaltung - DMS (Dokumentenversionierung; Check-in/Check-out bzw. Dokumentenerstellungsprozesse etc.).-- die elektronische Aktenverwaltung.-- die Postkorb-/Workflow Losung/Modul (adhoc und regelbasierter Produktionsworkflow).Das heisst, dass nach der Installation des DMS-Basissystems die vier zuvor genannten DMS-Funktionalitaten gegebenenfalls durch zusatzliche Freigabe uber Lizenzschlussel oder anderweitige Lizenzierung und Installationen im DMS-Basissystem zur Verfugung stehen, supported werden und einer Release-Pflege der DMS-Losung unterworfen sind (was nicht bedeutet, dass alle Komponenten das gleiche Release besitzen mussen. Hier sind unterschiedliche Releas-Stande zugelassen).-- Das/die DMS-Basissystem/-komponente mit den DMS-Funktionalitaten fur Archivierung, Dokumentenverwaltung und elektronische Aktenverwaltung ist fur den Einsatz auf Windows Server 2012 R2 freigegeben und supported.-- Eine Virtualisierung aller Serverkomponenten der DMS-Losung im Rechenzentrumsbetrieb muss gegeben sein.-- Bei der angebotenen Losung handelt es sich um eine zertifizierte Losung fur SAP ArchiveLink 4.5.-- Die Komponente zur clientbasierten E-Mail-Archivierung muss fur MS Outlook 2010 verfugbar sein.-- Die Komponente zur clientbasierten MS-Office Archivierung muss fur MS Word 2010 und MS Excel 2010 verfugbar sein.Im Rahmen der Aufforderung zur Abgabe des ersten Angebotes wird u. a. ein technisch / funktionaler Anforderungs-/Leistungskatalog abgefragt (s. hierzu auch Ziffer IV.2.1)). Sofern bei der Bewertung dieses Kataloges nicht mindestens insgesamt 40 % der maximal erreichbaren Punkte erreicht werden, wird der Bieter vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Grundlage fur die Prufung der Mindestpunktzahl und den Ausschluss sind die bei Abgabe des ersten Angebotes eingereichten Unterlagen.Adjudicaciones
Esta adjudicación fue otorgada a Ceyoniq Technology GmbH por Stadt Bielefeld por un monto de EUR 287,125. El proceso de contratación se realizó mediante selective para la categoría de goods. Esta es la adjudicación número 1.
| Proveedor | Monto | Número de adjudicación |
|---|---|---|
| 🇩🇪 Ceyoniq Technology GmbH | EUR 287,125 | 1 |
Contexto del mercado y oportunidades
La ejecución de este contrato permite a la entidad Stadt Bielefeld cumplir con sus objetivos de servicio público de manera eficiente.
La modalidad de compra selective asegura que el proceso sea transparente y conforme a la normativa.
La transparencia en este proceso se refleja en la publicación detallada de todos los aspectos del contrato y sus resultados.
Esta transparencia en la contratación pública promueve la competencia justa, previene la corrupción y asegura que los recursos públicos se utilicen eficientemente para el beneficio de la ciudadanía.
Datos adicionales
Código de contratoDE_ocds-70d2nz-a9638086-2528-46f2-9fc0-6d9e08fa1be9-award-1Fecha de publicación2016-03-23Fecha del contratono reportadoFecha de adjudicaciónno reportadoCategoríasgoodsModalidad de compraselectiveDetalles del métodopt_negotiated_with_competitionEstadono reportadoFuentes de datos
Sociedad.info publica datos de fuentes oficiales, en cumplimiento de leyes de acceso a la información pública. El acceso público a estos datos es un derecho ciudadano que ayuda al control del gobierno. Estos datos, incluyendo nombres e identificadores, ya son públicos en la fuente oficial. Lea nuestra política de privacidad.
Publicado porOpentender.eu
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