📑Lieferung, Installation und Konfiguration einer Dokumenten Management Losung (DMS).
Procurement process summary
This process is to purchase Lieferung, Installation und Konfiguration einer Dokumenten Management Losung (DMS).
This contract was awarded by 🇩🇪 Stadt Freising for an amount of EUR 118,073 to 1 supplier. It was published on 2012-06-23 through selective
Transparency in this process is reflected in the detailed publication of all aspects of the contract and its results.
Buying entity🇩🇪 Stadt Freising Buying unitnot reported Publication date2012-06-23 Contest statusnot reported DescriptionZunachst sollen in den Bereichen Kassen- und Steueramt, Sitzungsdienst, Wohnungsvergabe und Strassenverkehr, Sicherheit und Ordnung (Gaststattenakte) entsprechende Erfahrungen mit einem Dokumenten Management System gewonnen werden.Als fuhrende Finanzanwendung in der Finanzbuchhaltung ist das Finanzverfahren OK.FIS von der AKDB im Einsatz. Hier ist fur die erste Umsetzungsstufe eine klassische Belegarchivierung umzusetzen. Das Dokumentenmanagementsystem soll hier als funktionaler und revisionssicherer Ablage- und Aufbewahrungsort dienen. Eine Integration in OK.FIS zur direkten Dokumentenrecherche und eine MS-Office Integration ist notwendig. Zur Umsetzung des Projekts sind Standard DMS-Funktionalitaten (Ablage/Archivierung, Recherche, Rendition, Mehrfach-Dokumentverknupfungen (mehrere FADs zu einem Schuldner, Abonnieren von Anderungen auf Dokument und Aktenebene, Wiedervorlagen etc.) notwendig. Ebenso sind fur spatere Projektumsetzungen Akten- inkl. Vorgangsbearbeitungsfunktionen erforderlich (eher einheitlicher aber individuell, erweiterbarer Aktenplan gewunscht, Aktenstrukturen liegen hier vor, Aktenaussonderungen sind notwendig).Nach erfolgreicher Umsetzung der Belegarchivierung und OK.FIS Integration ist die Umsetzung einer Vollstreckungsakte als 2. Umsetzungsprojekt geplant. Hierfur werden erweiterte Aktenfunktionen erwartet (Aktendrucken, Aktenaussonderung, Aktenpaginierung, Z.D.A, unterschiedliche Berechtigungen auf Aktenstrukturen).Die Abbildung eines Anordnungsworkflows stellt ein weiteres, zeitlich noch nicht terminiertes Umsetzungsprojekt dar. Postkorbfunktionalitaten sind hierfur unabdingbar (Einzel-/Gruppenpostkorbe mit Ad-Hoc-Weiterleitungen, Vertreterregelungen, Fristenuberwachung, Priorisierungen und Eskalationsszenarien).Grundsatzlich ist mit einer komplexen Berechtigungssteuerung zu rechnen: Zugriff von externen Benutzern. Anderung von Berechtigungen auf Dokumentebene und individuell je nach Prozessschritt.Im Amt 31 (Soziale Angelegenheiten, Feuerwehr, Katastrophenschutz) soll mittels eines Dokumenten Management Systems der Prozess der Bearbeitung von Antragen auf Vormerkung fur eine Wohnung und die elektronische Aktenfuhrung umgesetzt werden. Eine Integration in Outlook, MS-Office und MS Access ist hierzu notwendig. Die Fachdaten liegen in einer MS Access Datenbank und die entsprechende DMS Akte sollte aus der MS Access Anwendung direkt aufgerufen werden konnen. Standard DMS-Funktionalitaten (Ablage/Archivierung, Recherche, Rendition, Abonnieren von Anderungen auf Dokument und Aktenebene, Wiedervorlagen etc.) und Akten- inkl. einer Vorgangsbearbeitung werden erwartet.Als weiteres Teilprojekt ist die Umsetzung einer Gaststattenakte geplant. In Amt 32 soll die heute in Papier gefuhrte Gaststattenakte durch eine elektronische Akte im DMS abgelost werden. Notwendig hierfur ist eine Integration in MS-Office, MS Outlook und ggf. in das Migewa Fachverfahren. Eine Scan-Anwendung (Ad-Hoc/Arbeitsplatz-Scannen) ist zwingend erforderlich. Standard DMS-Funktionalitaten (Ablage, Recherche, Volltextrecherche, Versionierung, Abonnieren von Anderungen auf Dokument, Wiedervorlagen, Rendition etc.), DMS Spezialfunktionen (Annotationen auf unterschiedlichen Dateiformaten mit Berechtigungssteuerung, Vorlagenverwaltung inkl. Textbausteine), Funktionalitaten zur Akten- inkl. Vorgangsbearbeitung sowie Collaboration-Funktionen (optimal waren hier Terminuberwachungsfunktionen und Kontakt-/Adressverwaltung) sind fur die Projektumsetzung notwendig.Weiterhin ist eine DMS Unterstutzung im Bereich des Sitzungsdienstes geplant. Hier soll das Erstellen, Andern, Abstimmen, Genehmigen, Weiterleiten von Sitzungsunterlagen sowie deren terminliche Nachverfolgung innerhalb des DMS umgesetzt werden.Awards
This award was granted to Optimal Systems Vertriebsgesellschaft mbH by Stadt Freising for an amount of EUR 118,073. The procurement process was conducted through selective for the category of goods. The award was granted on 2013-01-30. This is award number 1.
| Supplier | Amount | Award date | Award number |
|---|---|---|---|
| 🇩🇪 Optimal Systems Vertriebsgesellschaft mbH | EUR 118,073 | 2013-01-30 | 1 |
Market context and opportunities
The execution of this contract allows the entity Stadt Freising to fulfill its public service objectives efficiently.
The selective purchase modality ensures that the process is transparent and compliant with regulations.
Transparency in this process is reflected in the detailed publication of all aspects of the contract and its results.
This transparency in public procurement promotes fair competition, prevents corruption, and ensures that public resources are used efficiently for the benefit of citizens.
Additional data
Contract NumberDE_ocds-70d2nz-d2089926-964f-4b35-98df-cfd19349db2e-award-1Publication date2012-06-23Contract datenot reportedAward date2013-01-30CategoriesgoodsPurchase modalityselectiveMethod detailspt_restrictedStatusnot reportedData sources
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